Fijarnos metas a comienzos de año es súper emocionante, pero usualmente cuando llega el siguiente diciembre y revisamos esas metas vemos que no hemos logrado lo que nos propusimos. Vivir el día a día nos lleva a olvidarnos de esos sueños que queremos alcanzar. En el post de hoy comparto cómo estoy planificando mi tiempo para asegurarme de alcanzar las metas que fije para este año…

Todos los años empiezan con grandes planes, metas y proyectos, que después se olvidan. Empiezas a no lograr metas. Las 24 horas del día no te alcanzan para trabajar en las mil cosas que quieres hacer. La lista de cosas por hacer es interminable y agobiante, no sabes por donde empezar… y resulta más fácil irse al sillón a mirar una serie y tener una noche cómoda en vez de trabajar en tus proyectos.

Suena familiar? No eres la única. He estado ahí mil veces. Diablos, estuve ahí en marzo del año pasado.., y seguí ahí gran parte del año.

Aprender a manejar el tiempo disponible, organizarte y enfocarte son habilidades muy valiosas. Pero a no ser que hagas un esfuerzo consciente por aprenderlas, no las vas a adquirir. 

Hay muchas formas de planificar tu tiempo y organizar tu vida. Para encontrar la que te sirve a ti, tienes que probar varias. Hay personas naturalmente organizadas, que no tienen que hacer todo este trabajo para mantenerse en el camino correcto, hay otros que tienen sistemas muy complejos y otros que encontraron un sistema de organización y que cumplia con todas sus necesidades.

A esta altura, ya no se identificar exactamente de dónde saqué la inspiración para cada parte de mi planificación. Obviamente, hay influencia del Bullet Journal y hay una agenda tradicional y está esta frase…

How we spend our days is, of course, how we spend our lives.
Anne Dillard


Hace años que escuche o leí esta frase de Anne Dillard y se quedó conmigoEventualmente entendí por qué resonaba tanto conmigo, es que mis metas anuales no me servian como impulso, porque no lograba traducirlas en cambios en mi forma de vida.

Mi forma de planificar no es perfecta y todavía esta cambiando semana a semana hasta que logre algo que me haga sentir una persona ordenada. Pero si estas buscando un poco de inspiración o un método algo distinto de organizar tu agenda te invito a que sigas leyendo.

Lo primero es determinar que sistema vamos a usar para hacer nuestra planificación…

Para lo que yo llamo mi administración del tiempo voy a usar:
– Calendario de Google
– Agenda
– Cuaderno

Para organizar el trabajo de proyectos de largo plazo, voy a utilizar otro método de planificación. En este Post no voy entrar en detalle sobre este tema porque aún no estoy en un punto donde me tenga satisfecha,  pero además porque sino se va a hacer muy largo.

Mi administración del tiempo, la divido en cuatro niveles: año, mes, semana y día. Suena complicado pero no lo es.

Planificación anual. 

Mi planificación anual la hago de manera “analógica”. Hasta ahora, no he encontrado un medio digital que me permita la fexibilidad que me permite la más básicas de mis herramientas de planificación: el cuaderno.

La esencia de esta etapa es fijar metas para el año. Luego de muchos años en lo que me fije metas o resoluciones que no dieron resultados, desarrolle mi propio sistema con un poco más de detalle.
Empezando por fijar en qué grandes áreas de tu vida o temas quieres invertir tiempo y hacer cambios. A esto le llamo mi énfasis anual o enfoque anual.  Este año, para mi fueron 4: salud y bienestar, creatividad, carrera y minimalismo y mindfulness.

Cada meta que te fijes para el año tienen que estar relacionadas con algunas de tus categorías de enfoque anual. Es de común conocimiento que si intentas hacer muchas cosas a la vez, terminas no haciendo ninguna. Con esta forma de establecer mis metas y proyectos para el año trato de evitar ese impulso a abarcar mucho. Si a fin de año decides que algo ya está en el nivel en que quieres o que hay algún proyecto que ya no te interesa, simplemente lo excluyes en el futuro. Y si hay algo que sientes que tienes que agregar, pues lo agregas. Obviamente que en el correr del año vas a tener tareas que completar que no están en tu enfoque, pero solo vas a dedicarle tiempo a cosas necesarias.
Asociada a cada una de estas categorías elijo algunas metas (de 2 a 4 por categoría). De nuevo, la idea es no fijar demasiadas metas de modo que sea imposible alcanzarlas y eso te desmotive.
Cada meta debe tener una fecha asociada y debe ser posible medirla. Un clásico ejemplo es, en lugar de bajar de peso, la meta seria bajar 6 kilos antes del 31 de diciembre. En vez de ponerme en forma, correr una 10K antes del 31/12 en menos de 60 minutos.
Otra cosa que es importante, es que cada área de enfoque tiene que tener al menos una meta. Es que no hace sentido que digas que hay algo que es importante para tu vida y en lo que quieres mejorar, pero a lo que no le vayas a prestar ninguna atención en el año. Y si, para alguna de estas áreas puede ser más dificil marcar una meta que sea cuantificable y a la que se le asocie una fecha. Pero hay que buscarle la vuelta. Quizas tengas que inventarte algo. En mi caso, para minimalismo y mindfulness tuve que pensarlas mucho. Asociada al minimalismo, la meta es solo tener cosas que aporten algo a mi vida, pero como eso es dificil de verificar, mi meta anual es hacer 4 grandes “declutter”, uno cada cambio de estación.

Finalmente, también me fijo hábitos en los que quiero trabajar. Si los hábitos en los que trabajo son confruentes con las metas que tengo fijadas, es más probable que alcance dichas metas. Para mi, fijar metas a 12 meses a 3 meses, etc, no funciona, porque me pasa que recien pienso en ellas el dia antes de que tenga que alcanzarlas. Lo que necesito, es asegurarme de que en mi día a día esté haciendo algo para alcanzarlas. 

Planificación mensual

Ahora que ya está todo el trabajo duro hecho, la planificación mensual es bastante más sencilla.  Aquí ya me pongo un poco más moderna e incorporo tecnología, a través de Google Calendar. 

Para empezar hay que asegurarnos de que todo lo que tenga una fecha, esté presente y tenga prioridad. Entonces, el primer paso es tomar el calendario mensual y anotar todas las fechas y eventos importantes; por ejemplo citas con el médico, cumpleaños que quiero recordar, trabajos que hay que entregar en algún momento. Y me aseguro de conciliar la información y que cada cosa esté en ambos sistemas. 
Hay varias ventajas en agregar un calendario digital.
  • Si pierdes tu agenda tienes todo respaldado en tu cuenta de google. 
  • Si no tienes tu agenda a mano cuando confirmas una cita, puedes facilmente agregarlo a tu calendario. 
  • Puedes agregar alertas para que te recuede de tus citas un dia antes o a la hora en que tienes que salir.


Lo siguiente es preparar una lista de tareas que me gustaría completar este mes. Siempre hay cosas por hacer que vamos postergando, como llevar ropa a la modista para que la arregle o frazadas a la tintorería para limpiar. En fin, hacer una lista de esos pequeños proyectos para el mes. Esta lista la hago en primera instancia en mi cuaderno (Bullet Journal) y luego paso la lista la pagina de planificación mensual de mi agenda. En algunos casos, si la lista original es muy grande, decido cuales son prioritarios y solo esos pasan a la agenda. 

El último paso es fijarme metas mensuales. Hay que ver si las metas anuales, pueden transformarse de alguna forma en metas mensuales, manteniendo la característica de ser cuantificable. Por ejemplo, si quiero bajar 6 kilos, en el mes puedo tener la meta de bajar 0.5 kilos. O en terminos del blog, mi meta para este mes son 4 publicaciones. O si quieres leer 12 libros este año, hay que empezar por leer un libro este mes. 

Planificación semanal y diaria.

La planificación semanal es aún más sencilla y bastante parecida a la mensual. Es anotar citas o en general cualquier cosa que tenga fecha y hora, y ver dentro de la lista de tareas pendientes, qué cosas puedo hacer esta semana y asignarles un día y una hora. 
En este nivel también intendo hacer un seguimiento de hábitos y pequeños desfios semanales que me voy fijando. 

En resumen, mi forma de planificar implica un gran trabajo a comienzos de año. Elegir cuidadosamente nuestras metas y determinar que hábitos debemos tener para lograr dichas metas. Una vez que esto está decidido, lo demás es sencillo. Convertir las metas anuales en metas mensuales, y ver de que forma estamos trabajando en ellas cada semana y cada día. 

Irónicamente este post que es sobre organización, llega tarde. Cómo verán todos tenemos fallas en nuestras metas, lo importante es siempre seguir adelante. Cuando algo no salga como lo planeaste, mira tu agenda y haz los cambios que sean necesarios. Cuando recién empiezas a usar una agenda es normal que no estimes bien el tiempo que te lleva completar tareas. Pero aún si eres un experto en este tema, pueden surgir imprevistos, y tienes que ser lo suficientemente flexible para revisar tu plan y seguir adelante con modificaciones. 

La vida nunca va a salir tal y como la planeaste, lo importante de planificar es que es una brújula que te recuerda todo el tiempo a dónde quieres ir y a dónde te diriges en este momento. 

Hasta la próxima, 

Andre

Published by Andrea

Hi! I'm Andrea. Welcome to my blog.

Leave a comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: